Tương lai của hệ thống in ấn văn phòng: Máy in văn phòng có còn phù hợp cho quá trình vận hành của doanh nghiệp?
Trong thời đại hiện nay, máy in có thực sự cần thiết để sử dụng trong văn phòng làm việc. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp đã và đang trong giai đoạn chuyển đổi theo hướng không sử dụng tài liệu giấy sẽ càng không cân nhắc về tầm quan trọng của các thiết bị ngoại vi văn phòng cho quá trình vận hành. Tuy nhiên, ngay cả khi trong thời đại kỹ thuật số như hiện nay, dòng máy in văn phòng vẫn là yếu tố cần thiết cho sự vận hành, phát triển và thành công của các doanh nghiệp.
Sau đây là ba lí do cho thấy việc sử dụng máy in văn phòng vẫn phù hợp với các hoạt động kinh doanh hằng ngày trong doanh nghiệp:
- Mỗi doanh nghiệp sẽ có phương thức vận hành khác nhau
Văn phòng không giấy mang đến nhiều lợi ích hấp dẫn cho doanh nghiệp không chỉ về vấn đề bảo vệ môi trường mà còn về sự phát triển bền vững thông qua việc hỗ trợ lưu trữ tài liệu trên hệ thống trực tuyến hay trên nền tảng đám mây. Các dữ liệu trực tuyến cũng cho phép việc chỉnh sửa trở nên dễ dàng hơn mà không cần phải thực hiện các tác vụ như quét hay sao chép tài liệu.
Tuy nhiên, việc không sử dụng giấy trong quá trình làm việc có lẽ sẽ không khả dụng đối với một số doanh nghiệp. Bởi lẽ nhiều đối tác và khách hàng của họ vẫn chưa triển khai áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào vận hành nên giải pháp duy nhất cho doanh nghiệp đó là sử dụng tài liệu giấy nhằm thuận tiện cho việc trao đổi và làm việc giữa hai bên.
Trên thực tế, doanh nghiệp vẫn thường xuyên gặp phải tình huống này. Chẳng hạn như khi doanh nghiệp cung cấp hóa đơn thanh toán cho sản phẩm mà khách hàng đã mua. Nhưng vì doanh nghiệp sử dụng phương thức vận hành không giấy nên sẽ tiến hành xuất hóa đơn trực tuyến. Tuy nhiên sẽ có những khách hàng vẫn chưa ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào vận hành nên vẫn cần hóa đơn giấy nhằm phục vụ cho quá trình thanh toán. Điều này sẽ tạo nên sự bất tiện cho cả hai bên trong quá trình làm việc.
Bởi vì doanh nghiệp luôn mong muốn mang lại sự thuận tiện trong quá trình hợp tác và làm việc với các đối tác. Chính vì lẽ đó việc sử dụng máy in là lựa chọn vô cùng cần thiết nhằm hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng hóa đơn giấy nhằm thuận tiện cho quy trình vận hành của họ.
Các giải pháp in ấn văn phòng mà Konica Minolta mang lại sẽ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao tiềm năng tiếp cận với nhiều khách hàng và đối tác. Đồng thời việc kết hợp cả hai phương thức vận hành trực tiếp và ứng dụng công nghệ kỹ thuật số sẽ mở ra cho doanh nghiệp nhiều cơ hội phát triển cũng như mở rộng quy mô hoạt động, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Kiểm soát những vấn đề kỹ thuật trước đây
Số hóa quy trình làm việc mang đến nhiều tiện ích nhưng đồng thời cũng đem lại những vấn đề kỹ thuật không thể tránh khỏi. Đôi khi sẽ có trường hợp máy tính gặp sự cố hư hỏng hoặc không thể kết nối hay dữ liệu công ty bị xóa hoặc bị mất vĩnh viễn. Điều này có thể tạo ra một loạt các vấn đề cho doanh nghiệp cũng như gây chậm trễ trong quá trình hoàn thành công việc.
Mặc dù việc áp dụng chuyển đổi kỹ thuật số cho phép doanh nghiệp không phải in ấn các tài liệu, tuy nhiên sẽ tốt hơn nếu doanh nghiệp lưu trữ các dữ liệu quan trọng bằng bản giấy. Việc kết hợp công nghệ kỹ thuật số đồng thời sử dụng máy in văn phòng nhằm lưu trữ các tài liệu quan trọng như hồ sơ doanh nghiệp, thông tin nhân viên, sổ sách kế toán sẽ cho phép doanh nghiệp vừa số hóa quy trình vận hành vừa có những bản sao lưu trữ trong trường hợp gặp vấn đề về kỹ thuật.
- Cân nhắc nhu cầu làm việc của các nhân viên
Bất kể quy mô doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên sẽ luôn có những cách thức làm việc khác biệt giữa các nhân viên với nhau. Một số nhân viên sẽ lựa chọn làm việc với tài liệu giấy bởi sự thuận tiện trong việc đánh dấu hay ghi chú hoặc thậm chí tạo ra hệ thống lưu trữ theo cách riêng của họ. Các cuộc họp nội bộ hay bên ngoài doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện hơn khi có sự kết hợp giữa phần trình bày kỹ thuật số bên cạnh các tài liệu giấy tham khảo.
Do đó nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong quá trình làm việc bằng việc sử dụng máy photocopy văn phòng sẽ góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, đồng thời vẫn cân nhắc đến phúc lợi nhân viên cũng như mang đến một môi trường làm việc hiện đại, cải tiến, gia tăng trải nghiệm cho nhân viên khi làm việc tại doanh nghiệp.
Các giải pháp của Konica Minolta có thể đáp ứng mọi nhu cầu in ấn văn phòng của doanh nghiệp
Thực tế, máy in văn phòng vẫn giữ vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh cũng như sự phát triển của doanh nghiệp. Tùy vào quy mô cũng như nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể cân nhắc các giải pháp in ấn văn phòng của Konica Minolta tại Singapore như dòng máy in có kích thước nhỏ hơn hay máy in bổ sung thêm các chức năng tùy chọn.
Với đa dạng các loại máy photocopy tại Việt Nam, Konica Minolta có thể đáp ứng nhu cầu của mỗi khách hàng khác nhau. Đồng thời Konica Minolta còn áp dụng công nghệ kỹ thuật số trong dòng máy photocopy đa chức năng như bizhub C360i với khả năng kết nối được wifi cũng như cho phép in trực tiếp từ thiết bị di động. Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ nhưng đòi hỏi khả năng in ấn chất lượng cao, quét và in với tốc độ nhanh chóng thì bizhub C4050i / C3350i là một sự lựa chọn hoàn hảo.
Liên hệ ngay hôm nay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để tìm hiểu thêm về các giải pháp in ấn văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh, nâng cao năng suất và tối ưu hóa khả năng vận hành cho doanh nghiệp.