Tìm kiếm máy scan phù hợp với nhu cầu sử dụng của hộ kinh doanh hoặc văn phòng nhỏ? Những tính năng nào bạn cần và lựa chọn sản phẩm như thế nào?
Từ scan tài liệu, hình ảnh, hóa đơn, thẻ tên, các loại chứng chỉ cho đến các bài báo, quảng cáo tạp chí hoặc báo cáo của trường,… tất cả mọi thứ bạn muốn lưu trữ. Hiện nay, có rất nhiều sản phẩm máy scan trên thị trường có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng trong công việc hàng ngày của bạn.
Nhưng câu hỏi được đặt ra là: những tính năng nào trong máy quét máy in là quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp tại nhà như của bạn?
Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến những câu hỏi hàng đầu cần suy nghĩ khi mua máy quét. Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến các loại máy quét khác nhau mà bạn có thể chọn cũng như các tính năng độc đáo của chúng.
1. Máy scan là gì?
Máy scan là một thiết bị hoạt động bằng cách sử dụng ánh sáng và quang học để chuyển đổi hình ảnh hoặc văn bản trên giấy sang định dạng kỹ thuật số, phục vụ cho các mục đích chỉnh sửa, hiển thị hoặc lưu trữ trên máy tính. Thông thường, những hình ảnh này cần phải có độ phân giải khá cao để phục vụ cho yêu cầu công việc
2. Bạn cần máy scan để làm gì?
Khi nói đến việc chọn máy scan phù hợp, nó thực sự phụ thuộc vào nhu cầu và sở thích của từng cá nhân hoặc Doanh Nghiệp. Hình ảnh và tài liệu là những thứ phổ biến nhất mà bạn cần scan, bên cạnh đó sẽ là: biên nhận, báo giấy, danh thiếp hoặc cuộn phim.
Nếu bạn thường xuyên cần phải scan nhiều thứ hoặc cần scan nhiều trang tài liệu cùng lúc, bạn có thể sẽ cân nhắc các loại máy scan tài liệu (còn được gọi là máy scan sheetfed) — hầu hết các máy scan này được thiết kế để thực hiện các nhu cầu scan số lượng lớn. Chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết hơn về các loại máy scan khác nhau như sau:
3. Có những loại máy quét nào?
Có khá nhiều loại máy scan khác nhau, hãy tìm hiểu những loại hiện có để hiểu hơn về sản phẩm và có được lựa chọn phù hợp với nhu cầu của bạn nhé:
Máy scan mặt kính (máy scan phẳng)
Đối với hình ảnh hoặc tài liệu đóng gáy (ví dụ: sách, tạp chí hoặc các loại báo cáo), máy scan mặt kính phẳng sẽ hoạt động tốt nhất. Những loại máy scan này đi kèm với một bề mặt kính lớn, bạn có thể đặt tài liệu cần scan trên bề mặt phẳng đó và thực hiện lệnh scan. Chúng cũng có xu hướng linh hoạt, cho phép bạn scan các trang từ sách, tạp chí hoặc các hạng mục dễ bị hỏng như ảnh cũ.
Máy scan dạng cuộn/ Máy scan tài liệu
Không giống như máy san mặt kính phẳng, máy scan dạng cuộn chỉ quét các trang tài liệu và không thể được sử dụng để scan các loại tài liệu dày như cuốn sách hoặc báo cáo đóng gáy. Hầu hết các máy scan dạng cuộn đều có khả năng quét hai mặt và nạp tài liệu tự động (ADF), có hiệu quả xử lý cao và tốc độ scan nhanh.
Máy scan hình ảnh
Nếu bạn đang kinh doanh dịch vụ lưu trữ liên quan đến việc scan hình ảnh và chụp ảnh, lựa chọn phù hợp nhất dành cho bạn là chọn một máy scan hình ảnh chuyên dụng. Những máy scan như vậy có thể quét hình ảnh với độ phân giải cao và khả năng scan hình ảnh trong suốt hoặc âm bản. Một số loại máy scan sẽ cung cấp phần mềm riêng đi kèm dùng để chỉnh sửa hình ảnh và loại bỏ bụi và vết xước.
4. Bạn sẽ sử dụng phần mềm scan nào?
Hầu hết các máy scan đều đi kèm với phần mềm cơ bản, ví dụ như máy scan Brother có thể dễ dàng vận hành thông qua ứng dụng iPrint & Scan – hoàn toàn miễn phí.
Tùy thuộc vào nhu cầu scan của bạn, các tính năng mà bạn có thể cần sẽ bao gồm:
- Chỉnh sửa hình ảnh: cho phép xử lý ảnh đã được scan
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR): dịch văn bản đã được scan thành văn bản có thể chỉnh sửa
- Lập mục lục văn bản: xử lý văn bản được scan để dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp
- Tài liệu PDF có thể tìm kiếm: tạo các tệp PDF có thể được tìm kiếm
Để sở hữu một máy scan gia đình nhỏ gọn và đáng tin cậy, bạn có thể tìm hiểu về máy scan Brother ADS-1700W. Máy scan tài liệu không dây thông minh này giúp đơn giản hóa các công việc lưu trữ, số hóa hàng ngày của bạn. Khả năng scan nhanh, lên đến 25 tờ mỗi phút, tài liệu sẽ tự động được scan ngay khi bạn đặt vào máy ADS-1700W. Scan đến thư mục hoặc ổ đĩa được chỉ định một cách dễ dàng với khả năng thiết lập làm phím tắt một lần chạm trên màn hình cảm ứng.
5. Kết nối với máy scan như thế nào?
Cần tìm kiếm một tài liệu/văn bản hoặc một hình ảnh bất kì chỉ trong nháy mắt? Hãy xem xét các tùy chọn kết nối khác nhau dành cho máy scan của bạn.
Trong khi một số máy scan chỉ có thể hoạt động khi kết nối với máy tính, những máy scan khác có thể được truy cập thông qua các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Các tùy chọn kết nối này có thể ảnh hưởng đến tốc độ scan của máy scan tới thiết bị của bạn.
Cáp USB tiêu chuẩn sẽ đủ để sử dụng nếu bạn đang kết nối máy scan với một máy tính. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một máy scan có thể cho phép nhiều người cùng truy cập và sử dụng, hãy đảm bảo rằng nó có tích hợp Wi-Fi để có thể kết nối không dây đến máy tính của bạn.
6. Bạn cần độ phân giải & độ sâu màu như thế nào?
Trừ khi bạn là một nhà thiết kế đồ họa, bạn có thể không cần một máy scan có số chấm cao nhất trên mỗi inch vuông (dpi) — nhưng thành thật mà nói, độ phân giải scan tốt luôn là điều tuyệt vời! Vì vậy dpi 600-1200 thường là đủ cho hầu hết các doanh nghiệp hoặc văn phòng.
Về độ sâu “bit” – còn được gọi là độ sâu màu, độ sâu bit là số lượng bit được sử dụng để xác định màu sắc của một pixel – càng nhiều bit khả dụng, máy scan của bạn tái tạo màu càng tốt. Để scan màu tiêu chuẩn, phải đủ độ sâu đáng kể trong khoảng từ 24-36.
Kết luận
Để có thể quyết định sản phẩm máy scan hoàn hảo nhất cho việc sử dụng tại nhà hoặc văn phòng của bạn sẽ tùy thuộc vào nhu cầu scan tài liệu, hình ảnh của từng nơi. Tìm hiểu các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng sẽ giúp bạn lựa chọn được sản phẩm như ý.